Tidsstyring i det moderne samfunn. Hvorfor folk ikke har nok tid og hvordan de lærer å følge med på alt. Grunnleggende regler for effektiv forvaltning av en midlertidig ressurs. Tidsstyring er muligheten til å kontrollere mengden tid som brukes på bestemte aktiviteter, administrere den klokt, analysere effektiviteten av arbeidet ditt og finne flere ressurser og derved øke produktiviteten. Slike ferdigheter gir en person muligheten til ikke bare å holde tritt med de planlagte aktivitetene, men å gjøre det effektivt og ha det gøy. Vitenskapen som studerer prosessen med å planlegge og administrere sin egen eller andres tidsressurs kalles tidsstyring.
Behovet for tidsstyring
Spørsmålet om tidsstyring på statlig nivå dukket opp og begynte å bli seriøst studert i Russland tilbake på 1920 -tallet. Ulike teorier og metoder for å øke effektiviteten av aktivitet ble foreslått, blant annet ved å organisere den personlige effektiviteten til hver enkelt person.
På 70 -tallet av det tjuende århundre ble ideen introdusert om at det personlige tidsstyringssystemet skulle være basert på individets effektive tenkning, som må utvikles. Bare i 2007 dukket det opp en avdeling for tidsstyring ved et av Moskva -universitetene. På den ene siden er ikke tiden en grenseløs ressurs, så det er ikke overraskende at vi ofte mangler den. Men på den annen side er tiden den samme for alle på dagen. Så hvorfor klarer noen med samme pris å gjøre mye mer enn andre, og som et resultat få et høyere resultat? Det handler ikke om antall timer, men effektiviteten av bruken.
Mange tar feil når de tror at tidsstyring bare er nødvendig for ledere på jobb og mennesker som ikke gjør noe patologisk. Faktisk må alle lære kunsten å styre tiden sin for å lykkes ikke bare i arbeid, men også i livet. Tidsstyrings oppgave er ikke å drive deg inn i en slags rammeverk. Tvert imot lar planlegging deg utvide dette rammeverket, siden du selv ikke merker hvor mye tid, hvis det brukes riktig, kan frigjøres. For å mestre vitenskapen om tidsstyring, vil det ta noen uker for noen, og måneder for andre. Alt avhenger av flere faktorer:
- Viljestyrke … Uten denne karaktertrekk er det i prinsippet vanskelig å oppnå noen resultater. Derfor, hvis noe ikke fungerte første gangen, er det ikke nødvendig å gi opp. Du må finne ut hvorfor det ikke fungerte og gjøre det igjen.
- Tidligere planleggingskunnskaper … Hvis en person vet hvordan han skal planlegge noen av sine handlinger, for eksempel shopping, rekreasjon, arrangementer, bør han være kjent med de grunnleggende prinsippene for planlegging. I dette tilfellet vil det være lettere for ham å lære å håndtere tid enn for noen som lever improvisert hele livet. Likevel er ingenting umulig for den andre kategorien mennesker, det kan bare ta litt lengre tid.
- Brukerstøtte … Hvor ofte gjør en person noe for selskapet: begynner eller slutter å røyke, går på treningsstudio, deltar på arrangementer. Det er veldig viktig å ha støtte fra sine nærmeste. Derfor, hvis hele teamet eller hele familien tar en beslutning om å forstå tidsstyringen, blir resultatet mye raskere.
Tabu når du planlegger tiden din
Før du lærer å håndtere tiden din, må du analysere hva det tar 24 timer. Etter å ha kladdet minst en av dagen din i timer og minutter, kan du se at det meste av den dyrebare ressursen er bortkastet.
La oss vurdere de viktigste tabuene i tidsstyring:
- Lang søvn … Du kan ikke gå hvor som helst - du må sove slik at du orker å bruke resten av tiden effektivt. Sunn søvn er 8 timer. Men å sove før lunsj er en uklok tidsstyring.
- Telefonsamtaler … Telefonen både sparer og kaster bort tiden din. På den ene siden kan informasjon mottas eller overføres raskere. Men på den annen side tar tom snakk noen ganger bort det meste av dagen.
- Ser på TV og spiller spill … Selvfølgelig må du hvile, og alle forstår betydningen av dette ordet på sin egen måte. Men å se den neste serien eller en ny "shooter" vil ikke kunne lade hverken med ny styrke, eller være nyttig.
- Dårlige vaner … Personer med usunne vaner som røyking tar mye tid i løpet av dagen for å ta røykepauser. Det ser ut til at det er 2-3 minutter å drikke en kopp kaffe eller røyke, men dagen består av disse minuttene.
Alle kan finne noen flere punkter i rutinen, der de bruker tiden sin, og prøve å fjerne dem fra livet, eller i det minste redusere dem. Jo før en person forstår dette, jo før lærer han å verdsette og bruke tiden klokt.
Råd! Det er ikke nødvendig å angre på tiden som har gått. Dette er en helt ubrukelig øvelse, siden den ikke kommer tilbake. Det er bedre å lære fra nå av å ikke tillate sin ubrukelige avfall.
Funksjoner ved undervisning i tidsstyring
Det er forskjellige teknikker som lærer det grunnleggende om tidsstyring. Mye tematisk informasjon om dette problemet finnes på Internett. Men det er bedre når en profesjonell vil dele hemmelighetene med deg. Den økte etterspørselen etter studier av dette problemet skaper et tilbud. Og i dag i vårt land trykkes litteratur i store mengder og det holdes ulike opplæringer om tidsstyring.
Trening er en av undervisningsmetodene som lar deg tilegne deg nødvendig kunnskap, ferdigheter og evner gjennom direkte praktisk trening. Den enorme fordelen er at studenten ikke bare oppfatter oppgitt informasjon, men umiddelbart kan bruke kunnskapen som er oppnådd i praksis. Det er live kommunikasjon med treneren og med en gruppe likesinnede.
Til tross for at de grunnleggende prinsippene for tidsstyring er de samme, kan treninger struktureres på forskjellige måter. Hver trener bestemmer selv hvordan det blir lettere for ham å formidle sin erfaring til det trente publikummet. Tidshåndteringsklasser tilbyr en rekke regler eller aktiviteter som bør følges for å utvikle evnen til å administrere tid.
Men du må forstå at turen til selve opplæringen, selv om den utføres av en høyt kvalifisert spesialist, uten innsats fra sin side vil være ubrukelig. Planlegging, deling av planer i viktige og ikke så viktige, hastende og forsinkede - alt dette må gjøres på egen hånd.
En annen mer tilgjengelig måte å få informasjon om hvordan man håndterer liv og tid, er spesialisert litteratur. Mange bøker har blitt skrevet om dette emnet av både utenlandske og innenlandske forfattere. Mange av dem er hovedtrenere, slik at du kan gjøre deg kjent med materialet før du går på den aktuelle opplæringen. Fordelen med boken i forhold til treningsøkten er den lavere prisen, muligheten til å lese den på et passende tidspunkt og lese den på nytt, lage notater.
Populære bøker i 2016 som forteller deg hvordan du effektivt håndterer tid er:
- "Maksimal konsentrasjon". Skrevet av Lucy Joe Palladino;
- "En enkel måte å slutte å utsette på." Skrevet av Neil Fiore;
- "Musen og udyret". Skrevet av Yana Frank;
- "Essensialisme". Skrevet av Greg McKeon;
- "Hvordan sette ting i orden." Skrevet av David Allen;
- Time Drive. Forfatter Gleb Arkhangelsky;
- “365 dager med en kreativ person. Dagbok ". Skrevet av Yana Frank;
- "Godt år. Markedsfører er ukentlig ". Skrevet av Igor Mann;
- "Hvordan jobbe 4 timer i uken". Skrevet av Tim Ferris;
- "Kunsten å holde på". Skrevet av Alan Lacaine.
Grunnleggende regler for effektiv tidsstyring
Hvis en person tok det første skrittet, så problemet med feil planlegging av sin tid og ønsker å løse det i nær fremtid, er det nødvendig å forstå noen hemmeligheter med tidsstyring. Følgende retningslinjer vil veilede deg om hvordan du skal administrere tiden din riktig.
Eliminering av "tilfeller-parasitter"
Utfordringen er å analysere dagen din, planlegge den så detaljert som mulig. Det er nødvendig å skrive ned ikke bare nyttige gjerninger som er fullført. Dette bør også omfatte avslapning, kommunikasjon og andre aktiviteter. Nå må du merke de punktene som kan spare tid uten skade. Dette er "parasitttilfeller" som stjeler dyrebare minutter. For å utelukke alle ubrukelige aktiviteter må du analysere mer enn en av dagene dine, men resultatet vil ikke vente. Å bruke en uke på huskelisten din kan spare mye mer tid i fremtiden ved å kutte ut unødvendige ting fra timeplanen din.
Planlegge en tidsplan
Ved å eliminere "parasittilfeller" fra timeplanen din, kan du starte rasjonell tidsplanlegging. Vellykkede mennesker planlegger stadig tiden sin, og øker dermed produktiviteten til aktivitetene sine.
Planlegging bør ikke gjøres i hodet ditt, men på papir. Det spiller ingen rolle om det er en skinnbundet dagbok eller et enkelt stykke papir. Det er nødvendig å skrive sakene etter deres betydning. Hvis en ny oppgave dukker opp i løpet av dagen, bør den også skrives inn i planen din, med tanke på prioriteringen i forhold til den tidligere planlagte. Fullførte saker bør slettes fra listen. Det gir styrke og stimulerer fruktbar aktivitet.
Planlegging bør være fra mer til mindre. Fra planene for året, gå jevnt over til planer for hver dag. Det bør settes spesifikke frister for hver oppgave.
I timemanagementstreninger anbefaler trenere ofte å tegne et tre som legemliggjørelsen av det store målet. Grenene som strekker seg fra det er små oppgaver som må løses på veien for å oppnå det. Hver gren kan forgrenes mange ganger til oppgavene er delt inn i små, klare og forståelige. Selvfølgelig er det ikke nødvendig å tegne trær når du planlegger hver dag, men å visualisere planen din er verdt det. Det er en 10/90 regel i tidsstyring. Den er formulert slik: 10% av tiden du bruker på å planlegge en oppgave, sparer 90% av tiden det tar å fullføre den.
Å bygge viljestyrke
Det er ikke nok å lære å planlegge tiden riktig. Det er nødvendig å følge den skisserte planen. Men det hender ofte at du om morgenen stod opp med vondt i hodet og ikke ønsket å gjøre øvelser; kom sliten hjem fra jobb og gikk ikke på kurs; din favorittfilm er på TV, og du har planlagt avtalen. Å organisere dagen din begynner med å organisere deg selv. Hvis det først er vanskelig å ofre å se favorittprogrammet ditt, kan du se det ved å sette TV -en på kjøkkenet og lage middag på dette tidspunktet. Hvis du ikke har lyst til å gjøre det planlagte løpeturen om morgenen i regnværet, kan du ta med deg musikkspilleren, og humøret vil stige. Det er ikke nødvendig å forlate de planlagte sakene, det er verdt å lete etter et kompromiss og oppfylle dem med glede.
Prioritering
Den vanskeligste delen av kunsten å administrere tiden din er å prioritere riktig, fremheve hovedmålet og de sekundære. Dette lar deg ordne oppgaver på listen riktig.
Etter å ha identifisert hovedoppgavene, er det nødvendig å analysere hvilke konsekvenser som vil oppstå hvis de er fullført eller ikke fullført i tide. Hvis du markerer det viktigste riktig, kan du se at brudd på fristene for gjennomføringen av hovedoppgaven vil få alvorlige konsekvenser.
De viktigste og vanskeligste tingene gjøres best om morgenen. I løpet av disse timene hviler hjernen, bevisstheten er klar, oppmerksomheten er maksimalt konsentrert. Det er situasjoner der det er planlagt mindre tid til å fullføre en oppgave enn det som faktisk blir brukt av årsaker som er utenfor en persons kontroll. Derfor, hvis du planlegger viktige ting for ettermiddagen, er det ikke sikkert at de blir gjort i tide, noe som vil medføre alvorlige konsekvenser.
Alle saker kan betinget deles inn i fire grupper: presserende og viktige; viktig, men ikke presserende; haster, men ikke viktig; ikke presserende og ikke veldig viktig. Det anbefales å skrive ting inn i dagboken din i følgende rekkefølge:
- viktig og presserende;
- haster, men mindre viktig;
- viktig, men ikke presserende;
- annen.
I henhold til en av reglene for tidsstyring (Pareto -regel 20/80), kan riktig prioritering spare opptil 80% av ressursene. Den er formulert slik: 20% av aktivitetene som brukes på hovedoppgavene, gir 80% av effektiviteten; på sin side vil 80% av aktiviteten brukt på implementering av ubetydelige oppgaver bare gi 20% av resultatet. Dette antyder igjen at det er nødvendig å kunne markere det viktige og kaste det unødvendige.
Fastsettelse av arbeidsvilkår
For å utvikle evnen til å administrere tid, må du sette klare tidsfrister for hver oppgave. Ellers kan det utsettes på ubestemt tid. Etter å ha en bestemt frist for å fullføre en oppgave, streber en person etter å være i tide. Dette bevises av den økte produktiviteten til studenter dagen før økten. Dette eksemplet blir ofte gitt under treningsøkter. Noen ganger er det nyttig å sette slike frister på egen hånd for å konsentrere seg mest mulig om oppgaven, for å mobilisere alt potensialet ditt. Ikke bruk for mange eksperimenter med tidsfrister. Dette kan føre til overbelastning, tap av styrke og andre negative konsekvenser. På sin side vil det å spare arbeidet ikke bare spare tid, men også energi. Hvis alle de mindre vanskelighetene som oppstår på vei til hovedmålet blir løst når de kommer, har de ikke tid til å bli til en snøball av uløselige problemer. Hvis alle oppgavene er fullført, men styrken og tiden tillater deg å takle tilleggsoppgaven, er det ikke nødvendig å utsette den. Etter å ha fullført oppgaven i dag, planlagt til i morgen, vil en person være sikker på at han vil ha tid til å fullføre alle aktivitetene som er planlagt for neste dag. Du bør ikke utsette ferdigstillelsen av saker som ble startet i dag og ikke avsluttet innen fristen som er angitt for deg selv. Enhver oppgave løses raskere, så lenge du er fokusert på den. Ved å utsette ferdigstillelsen av arbeidet til i morgen, tvinger en person seg til å justere på nytt og fokusere på det, og dette er tidkrevende.
Delegering og automatisering
Det er ikke nødvendig å være redd for hjelp. Videre, hvis det er en mulighet til å overlate utførelsen av oppgaver til en annen person, må den brukes. Ikke alltid kan et godt resultat oppnås alene. Det er mer lønnsomt å bruke tid på å lære en annen person en bestemt oppgave en gang, enn å stadig gjøre det selv. Spesielt hvis det ikke er inkludert i kategorien av de viktigste. Dermed kan den frigjorte tiden brukes på viktigere oppgaver.
Automatisering av visse prosesser spiller en like viktig rolle i prosessen med effektiv tidsstyring: automatisk sortering av e -postvarsler, automatiske vanlige betalinger og så videre. Alt som kan fungere uten din deltakelse sparer ekstra tid.
Full hvile
Du må planlegge ikke bare arbeidstiden din, men også resten. Videre anbefaler mange eksperter å starte fra dette punktet for å begynne å fylle ut dagboken din. Uten riktig hvile kan ikke en person jobbe produktivt, så denne suksesskomponenten må ikke glemmes.
Noen mennesker, i et forsøk på å være så mye som mulig i tid, nekter bevisst alle gledene og prøver å bruke hvert minutt på forretninger. Som et resultat faller produktiviteten fordi en sliten person ikke kan konsentrere seg og ta raske og kloke beslutninger.
Resten skal være fullført. Når du tilbringer tid med familie eller venner, må du glede deg over kommunikasjon, og ikke tenke på nye forretningsordninger eller en plan for å møte en partner i hodet ditt. Og dette vil ikke hjelpe årsaken, og det vil provosere misnøye med nære mennesker. Slik håndterer du tid - se videoen:
Evnen til å administrere tiden din gjør at en person kan lykkes og være lykkelig. Derfor vil det ikke være overflødig å forstå denne kunsten ikke bare for hodet, men også for husmoren. I forskjellige kilder kan du telle et annet antall metoder, teknikker og regler for effektiv tidsstyring, men de koker alle ned til de samme prinsippene: kompetent planlegging og prioritering. Etter å ha mestret det grunnleggende i denne vitenskapen, vil alle kunne formulere sine egne regler for hvordan de skal håndtere liv og tid.
